חתימה דיגיטלית pdf: מיתוסים שחובה להעיף

מאמר זה מפריך מיתוסים נפוצים סביב חתימות דיגיטליות PDF, ומספק לבעלי עסקים את הביטחון  וההבנה הברורה בשילוב הכלים הדיגיטליים הללו בפעילותם.

מהי חתימה דיגיטלית pdf?

חתימה דיגיטלית בפורמט PDF היא צורה אלקטרונית של חתימה על מסמכים, המציעה דרך מאובטחת וניתנת לאימות להסכמה או אישור של מסמכי PDF.

החתימה מבוססת על שיטות הצפנה להבטחת זהות החותם ושלמות המסמך, כלומר, ניתן לזהות כל חבלה לאחר החתימה.

מיתוסים נפוצים לעומת המציאות

כדי ליישם בקלות ובבטחה חתימות דיגיטליות בפורמט PDF בהתנהלות העסקית, הנה כמה מיתוסים נפוצים והמציאות:

חתימות דיגיטליות בפורמט PDF אינן מאובטחות

זהו אחד המיתוסים הנפוצים ביותר. למען האמת, חתימות PDF דיגיטליות מעוצבות עם טכנולוגיות הצפנה מתקדמות, מה שהופך אותן למאובטחות יותר מחתימות רגילות בכתב יד.

חתימות אלו מבוססות על טכנולוגיית תשתיות מפתח ציבורי (PKI) כדי להבטיח את רמת האבטחה הגבוהה ביותר, כאשר זוג מפתחות (מפתח ציבורי ומפתח פרטי) משמש להצפנה ולפענוח מידע, תוך הבטחת זהות החותם ושלמות המסמך.

חתימות דיגיטליות PDF אינן מחייבות מבחינה משפטית

טעות נפוצה נוספת היא הסברה לפיה חתימה דיגיטלית pdf אינה מוכרת מבחינה חוקית, אבל חוק החתימות האלקטרוניות במסחר גלובלי ולאומי, קבעו את המסגרת המשפטית שמכירה בחתימות דיגיטליות כמחייבות, בדיוק כמו חתימות רגילות.

חשוב שבעלי עסקים יבינו את הסטנדרטים המשפטיים, מכיוון שחתימות PDF דיגיטליות ניתנות לאכיפה חוקית.

חתימות דיגיטליות PDF מסובכות מדי

חלק מבעלי העסקים נרתעים מחתימות דיגיטליות PDF מכיוון שהם מאמינים שיש צורך בידע נרחב ב-IT או שיש להפעיל תוכנה מסובכת.

יחד עם זאת, פתרונות שמוצעים על ידי חברה שמתמחה בשירותי חתימות דיגיטליות בפורמט PDF, מציעים ממשקים ידידותיים למשתמש, המיועדים לשילוב קל בתהליכי עבודה קיימים, והחברה מציעה גם שירותי הדרכה ותמיכה, מה שמאפשר להשתמש בחתימות אלו באופן תקין וקל.

רק עסקים גדולים יכולים להרשות לעצמם

ההנחה לפיה חתימה דיגיטלית pdf יקרה מדי ליישום בארגונים קטנים עד בינוניים אינה מבוססת. להיפך, חתימות דיגיטליות מפחיתות עלויות הקשורות להדפסה, דיוור ואחסון מסמכים פיזיים.

עם הפתרונות הניתנים להרחבה הזמינים על ידי המומחים בתחום, עסקים משלמים רק על מה שהם צריכים, מה שהופך חתימות דיגיטליות לנגישות עבור חברות בכל גודל.

אין הבדל בין חתימות דיגיטליות לבין חותמות דיגיטליות

בלבול שכיח נוצר בין חתימות דיגיטליות וחותמות דיגיטליות, וחשוב להבין שחתימה דיגיטלית משמשת לאימות זהות החותם ותקינות המסמך, ואילו חותמת דיגיטלית דומה לחותמת שבה משתמשים ארגונים כדי לסמן מסמך כרשמי. שתי האפשרויות מתאימות למטרות שונות ומשמשות בהקשרים שונים בתהליכי ניהול מסמכים.